Keikari > Etiketti

Sähköposti-etiketti?

(1/8) > >>

joekok:
Itseäni on pitkään askarruttanut käytöstavat ja muotoseikat sähköposteihin liittyen. Tietysti asia on niin, että ihmiset arvostavat sähköpostia hyvinkin erilaisena välineenä. Toiselle se on aidosti kirjeen korvike, toiselle taas vapaamuotoinen chat-palstaa muistuttava kommunikaatiokeskus. Muistan etäisesti, että noin kymmenenvuotta sitten höpistiin yleisesti jonkinveran nettiketistä johon kuului myös ohjenuora sähköpostin käyttöön, mutta sittemmin asia tuntuu unohtuneen tai saaneen ainakin vähemmän huomiota. Itseni kuitenkin tällähetkellä ärsyttää suunnattomasti, että noin 40 sähköpostia jotka saan päivässä, ovat kirjoiteltu vähän miten sattuu.

Koska eritapoja käyttää on useita, niin ajattelin että voisi kerätä muutamaan peruskysymykseen vastauksia, jos vaikka niistä sitten mudostuisi jokin tyylikäs ohjenuora:

1. Miten otsikko pitää mutoilla, ja mitä siihen kannattaa laittaa?
Itse olen pyrkinyt usein laittamaan viestin pääasian tähän, mutta toisaalta sekin tuntuu tönköltä tavalta. Typerintä on varmasti laittaa otsikoksi jotain ympäripyöreätä.

2. Hyvä ja tyylikäs tapa aloittaa viesti?
Olen usein aloittanut viestini puhelinkeskustelun omaiesti Hei, Tervehdys, tms. tervehdyksellä. Tämä voi varmaankin olla casual-tilanteissa ok, mutta formaaleihin tilanteisiin se kuullostaa typerältä. Mikä on siis hyvä ja tyylikäs tapa aloitaa viesti? Pitäisikö viestin aloituksen puhutella vastaanottajaa (tyyliin britit, Dear "name",)?

3. Asioiden järjestys?
Ikäväkseni olen huomannut harvojen kiinnittävän huomiota tähän. Tärkeimmät asiat voivat olla hyvin loppupuolella viestiä. Olisko kuitenkin asioista hyvä mainita aina viestin alussa tms.?

4. Tyylikäs ja ryhdikäs lopeutus?

5. Yhteystietojen tarpeellisuus ja oikea määrä? (ns. signature)
Toisinaan minua huvittaa lukea viestejä, joissa on perässä yksi a4 erilaisia yhteystietoja, tietteleitä jne. Missä on hyvän maun raja, koska tietoja on liikaa?

Mitä mieltä olette näistä? Lisääkin pulmakohtia saa toki vapaasti esittää :).

barcelona:
Minusta sähköposti tulisi muotoilla sen mukaan onko kyseessä työ vai vapaa-ajan viesti ja viellä pitäisi huomioida mitä asia koskee. Itse käytän sähköpostia pääsääntöisesti työasioissa ja arvostan postia jossa otsikko vastaa täsmällisesti käsiteltävää aihetta. Itse posti on mielestäni silloin hyvä kun siinä ei ole yhtään turhaa sanaa tai asiaa. Joudun lukemaan kymmeniä posteja päivässä enkä millään jaksaisi lukea turhaa jaarittelua. Tämä on oikeasti ongelma silloin kun aika on tiukassa. Allekirjoituksessa tulee ehdottomasti olla ainakin puhelinnumero ja nimi. Tämä sen vuoksi että voi ottaa puhelimella yhteyden, koska se yleensä nopeampi tapa saada asiat selväksi kuin usean sähköpostin vaihto. Tämä ei ole siis mitenkään etiketti mielessä kovin kaunista mutta koen tämän työasioissa erittäin suotavaksi. Vapaa-ajan viestit voivat sitten olla miten runoiltuja ja koristeltuja tahansa, riippuen kirjoittajan persoonasta.

tuomas:
Tässä nopeasti tempaistuna muutama yksinkertainen nyrkkisääntö, joita pyrin noudattamaan kaikessa asiaviestinnässä:

-lyhennä
-olennainen/uusi asia ensin (niin koko tekstissä kuin kappaleessa tai virkkeessä)
-yhteen kappaleeseen mahtuu yksi asia
-vältä passiivia
-yksinkertaista, se vähentää väärinymmärtämisen riskiä
-karsi lauseenvastikkeet
-tee selväksi, johtaako viesti joihinkin toimenpiteisiin tai odotetaanko sellaisia vastaanottajalta
-lyhennä vielä lisää

-sääntöjä voi rikkoa

Kuten täällä voi huomata, vapaassa kirjoittelussa näillä ohjeilla ei ole mitään merkitystä. Ja aina voi lohduttautua Wiion ensimmäisellä lailla: "Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta".

Jami:
IT alalla itse töissä, mutta kirjoitan muutaman asian tähän mitkä nyt heti tuli mieleen, tähdennetään lisää myöhemmin.

1. Otsikossa on joissain tapauksessa hyvä mainita myös itse asian lisäksi yrityksen nimi tms. Etenkin firman sisäisessä sähköpostissa monesti liikkuu niin paljon viestejä että on hyvä tietää mihin tapaukseen viesti liittyy, esim. "Yritys Oy, 18.1 palaverin pöytäkirja".

2. Allekirjoitus tosiaan kohtuu pienenä. Suomessa ei myöskään ole tapana (tai ikävä kyllä nykyään tuntuu olevan liian usein) liittää sinne loppuun puolen arkin kokoista Copyright tekstiä jossa luvataan haastaa sinut oikeuteen kun viestistä jollekkin kerrot.

3. Ei missään tapauksessaä niitä firman logoja yms sinne signatureen. Kasvaa yhden sähköpostin koko ihan mielettömästi (helposti 10-100 kertaiseksi). Mailboxit on edelleen kohtuu pieniä monissa yrityksissä niin ei ole kiva että ilman sinun viestiäsi hän voisi vastaanottaa vielä 100 tavallista viestiä. Mutta kun sinä olet lähettänyt muutaman viestin jossa on aina se yrityksen logo mukana on se pidemmän päälle tukkinut mailboxin.

4. Puhelinnumero kannattaa olla allekirjoitusessa joko muodossa +358 40 123 456 tai 040 123 456 (tai sopivalla määrällä välejä oikeissa paikoissa), mutta ei muodossa jotain joskus näkee: +358 (0)40 123 456. Tuota numeroa ei osaa puhelimet, Voip ohjelmistot yms yleensäkkään muuttaa oikeaan muotoon, vaan jos numeron valitset ja koitat siihen soittaa niin lähtee se soittamaan numeroon +358040123456 joka ei siis tietenkään toimi. Varsinkin autossa ajaessa on se numeron kaivaminen siitä postista silloin erittäin vaikeata (monesti näin pitää tehdä kun autoa ajaessa ei voi sitä sähköpostiakaan oikein kirjoitella turvallisesti, joten soitan mielummin).

PleaseDeleteMe:
Selkeään viestintään on suomalaisilla vielä pitkä matka. Itsekin usein kirjoitan sähköpostin, luen läpi ja poistan kaikki toistot/turhuudet pois, jotta oleellisimmat käy ilmi. En jaksa lukea pitkiä sähköpostiviestejä kun niihin vastaamiseenkin menee tupla-aika = vastausviestin kirjoitettuani joudun vielä lukasemaan läpi alkuperäisen tekstin, jotta voin tuplatarkistaa että kaikkiin kysymyksiin tuli vastattua jne. Turhauttavaa :).

Sähköpostin allekirjoitukset ovat kyllä hupaisia, ties mitkä tittelit, miljoonat eri puhelinnumerot, faksinumerot ja sähköpostiosoitteet varmasti löytyvät firman kotisivuilta JOS niitä tietoja oikeasti haluaisin. Riittää että tiedän: Nimen, yrityksen nimen + vaihteen tai mieluummin suoran numeron tai matkapuhelinnumeron. Titteli voi joskus olla tarpeellinen mutta usein se on turha.

Sähköpostiviestit joissa on taustakuvia tai muita HTML:n avulla tehtyjä fontti-väri-muotoilu-kikkailuja aiheuttavat verisuonen pullistuman otsalla.

Lyhyesti tämäkin postaukseni kuuluisi: Keep it simple! :)

Navigaatio

[0] Viestien etusivu

[#] Seuraava sivu