*

joekok

  • ***
  • 482
    • Profiili
Sähköposti-etiketti?
« : 17.01.11 - klo:17:44 »
Itseäni on pitkään askarruttanut käytöstavat ja muotoseikat sähköposteihin liittyen. Tietysti asia on niin, että ihmiset arvostavat sähköpostia hyvinkin erilaisena välineenä. Toiselle se on aidosti kirjeen korvike, toiselle taas vapaamuotoinen chat-palstaa muistuttava kommunikaatiokeskus. Muistan etäisesti, että noin kymmenenvuotta sitten höpistiin yleisesti jonkinveran nettiketistä johon kuului myös ohjenuora sähköpostin käyttöön, mutta sittemmin asia tuntuu unohtuneen tai saaneen ainakin vähemmän huomiota. Itseni kuitenkin tällähetkellä ärsyttää suunnattomasti, että noin 40 sähköpostia jotka saan päivässä, ovat kirjoiteltu vähän miten sattuu.

Koska eritapoja käyttää on useita, niin ajattelin että voisi kerätä muutamaan peruskysymykseen vastauksia, jos vaikka niistä sitten mudostuisi jokin tyylikäs ohjenuora:

1. Miten otsikko pitää mutoilla, ja mitä siihen kannattaa laittaa?
Itse olen pyrkinyt usein laittamaan viestin pääasian tähän, mutta toisaalta sekin tuntuu tönköltä tavalta. Typerintä on varmasti laittaa otsikoksi jotain ympäripyöreätä.

2. Hyvä ja tyylikäs tapa aloittaa viesti?
Olen usein aloittanut viestini puhelinkeskustelun omaiesti Hei, Tervehdys, tms. tervehdyksellä. Tämä voi varmaankin olla casual-tilanteissa ok, mutta formaaleihin tilanteisiin se kuullostaa typerältä. Mikä on siis hyvä ja tyylikäs tapa aloitaa viesti? Pitäisikö viestin aloituksen puhutella vastaanottajaa (tyyliin britit, Dear "name",)?

3. Asioiden järjestys?
Ikäväkseni olen huomannut harvojen kiinnittävän huomiota tähän. Tärkeimmät asiat voivat olla hyvin loppupuolella viestiä. Olisko kuitenkin asioista hyvä mainita aina viestin alussa tms.?

4. Tyylikäs ja ryhdikäs lopeutus?

5. Yhteystietojen tarpeellisuus ja oikea määrä? (ns. signature)
Toisinaan minua huvittaa lukea viestejä, joissa on perässä yksi a4 erilaisia yhteystietoja, tietteleitä jne. Missä on hyvän maun raja, koska tietoja on liikaa?

Mitä mieltä olette näistä? Lisääkin pulmakohtia saa toki vapaasti esittää :).



*

barcelona

Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #1 : 17.01.11 - klo:21:05 »
Minusta sähköposti tulisi muotoilla sen mukaan onko kyseessä työ vai vapaa-ajan viesti ja viellä pitäisi huomioida mitä asia koskee. Itse käytän sähköpostia pääsääntöisesti työasioissa ja arvostan postia jossa otsikko vastaa täsmällisesti käsiteltävää aihetta. Itse posti on mielestäni silloin hyvä kun siinä ei ole yhtään turhaa sanaa tai asiaa. Joudun lukemaan kymmeniä posteja päivässä enkä millään jaksaisi lukea turhaa jaarittelua. Tämä on oikeasti ongelma silloin kun aika on tiukassa. Allekirjoituksessa tulee ehdottomasti olla ainakin puhelinnumero ja nimi. Tämä sen vuoksi että voi ottaa puhelimella yhteyden, koska se yleensä nopeampi tapa saada asiat selväksi kuin usean sähköpostin vaihto. Tämä ei ole siis mitenkään etiketti mielessä kovin kaunista mutta koen tämän työasioissa erittäin suotavaksi. Vapaa-ajan viestit voivat sitten olla miten runoiltuja ja koristeltuja tahansa, riippuen kirjoittajan persoonasta.

*

tuomas

Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #2 : 17.01.11 - klo:22:32 »
Tässä nopeasti tempaistuna muutama yksinkertainen nyrkkisääntö, joita pyrin noudattamaan kaikessa asiaviestinnässä:

-lyhennä
-olennainen/uusi asia ensin (niin koko tekstissä kuin kappaleessa tai virkkeessä)
-yhteen kappaleeseen mahtuu yksi asia
-vältä passiivia
-yksinkertaista, se vähentää väärinymmärtämisen riskiä
-karsi lauseenvastikkeet
-tee selväksi, johtaako viesti joihinkin toimenpiteisiin tai odotetaanko sellaisia vastaanottajalta
-lyhennä vielä lisää

-sääntöjä voi rikkoa

Kuten täällä voi huomata, vapaassa kirjoittelussa näillä ohjeilla ei ole mitään merkitystä. Ja aina voi lohduttautua Wiion ensimmäisellä lailla: "Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta".


*

Jami

  • *****
  • 3433
    • MSN Messenger  - jamisstudio@hotmail.com
    • Profiili
    • Kuusikorpi.fi
    • Sähköposti
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #3 : 18.01.11 - klo:12:37 »
IT alalla itse töissä, mutta kirjoitan muutaman asian tähän mitkä nyt heti tuli mieleen, tähdennetään lisää myöhemmin.

1. Otsikossa on joissain tapauksessa hyvä mainita myös itse asian lisäksi yrityksen nimi tms. Etenkin firman sisäisessä sähköpostissa monesti liikkuu niin paljon viestejä että on hyvä tietää mihin tapaukseen viesti liittyy, esim. "Yritys Oy, 18.1 palaverin pöytäkirja".

2. Allekirjoitus tosiaan kohtuu pienenä. Suomessa ei myöskään ole tapana (tai ikävä kyllä nykyään tuntuu olevan liian usein) liittää sinne loppuun puolen arkin kokoista Copyright tekstiä jossa luvataan haastaa sinut oikeuteen kun viestistä jollekkin kerrot.

3. Ei missään tapauksessaä niitä firman logoja yms sinne signatureen. Kasvaa yhden sähköpostin koko ihan mielettömästi (helposti 10-100 kertaiseksi). Mailboxit on edelleen kohtuu pieniä monissa yrityksissä niin ei ole kiva että ilman sinun viestiäsi hän voisi vastaanottaa vielä 100 tavallista viestiä. Mutta kun sinä olet lähettänyt muutaman viestin jossa on aina se yrityksen logo mukana on se pidemmän päälle tukkinut mailboxin.

4. Puhelinnumero kannattaa olla allekirjoitusessa joko muodossa +358 40 123 456 tai 040 123 456 (tai sopivalla määrällä välejä oikeissa paikoissa), mutta ei muodossa jotain joskus näkee: +358 (0)40 123 456. Tuota numeroa ei osaa puhelimet, Voip ohjelmistot yms yleensäkkään muuttaa oikeaan muotoon, vaan jos numeron valitset ja koitat siihen soittaa niin lähtee se soittamaan numeroon +358040123456 joka ei siis tietenkään toimi. Varsinkin autossa ajaessa on se numeron kaivaminen siitä postista silloin erittäin vaikeata (monesti näin pitää tehdä kun autoa ajaessa ei voi sitä sähköpostiakaan oikein kirjoitella turvallisesti, joten soitan mielummin).
Rakkaudella maalta: http://www.kuusikorpi.fi

*

Hypno

  • *****
  • 2726
    • Profiili
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #4 : 18.01.11 - klo:13:58 »
Selkeään viestintään on suomalaisilla vielä pitkä matka. Itsekin usein kirjoitan sähköpostin, luen läpi ja poistan kaikki toistot/turhuudet pois, jotta oleellisimmat käy ilmi. En jaksa lukea pitkiä sähköpostiviestejä kun niihin vastaamiseenkin menee tupla-aika = vastausviestin kirjoitettuani joudun vielä lukasemaan läpi alkuperäisen tekstin, jotta voin tuplatarkistaa että kaikkiin kysymyksiin tuli vastattua jne. Turhauttavaa :).

Sähköpostin allekirjoitukset ovat kyllä hupaisia, ties mitkä tittelit, miljoonat eri puhelinnumerot, faksinumerot ja sähköpostiosoitteet varmasti löytyvät firman kotisivuilta JOS niitä tietoja oikeasti haluaisin. Riittää että tiedän: Nimen, yrityksen nimen + vaihteen tai mieluummin suoran numeron tai matkapuhelinnumeron. Titteli voi joskus olla tarpeellinen mutta usein se on turha.

Sähköpostiviestit joissa on taustakuvia tai muita HTML:n avulla tehtyjä fontti-väri-muotoilu-kikkailuja aiheuttavat verisuonen pullistuman otsalla.

Lyhyesti tämäkin postaukseni kuuluisi: Keep it simple! :)
« Viimeksi muokattu: 18.01.11 - klo:14:00 kirjoittanut Hypno »

*

JMK

  • **
  • 289
    • Profiili
    • Sähköposti
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #5 : 18.01.11 - klo:14:46 »
Mielestäni viestinnän pätevä yleisohje on se sama pyramidisääntö, mitä ilmeisesti on opetettu senttareille jo toistasataa vuotta.

Tärkein asia ensin. Tai pitkässä viestissä tiivistelmä siitä, miksi viesti pitäisi lukea ajatuksen kanssa.

Paras sähköpostiviesti on lyhyt, ytimekäs, ja kertoo selkeästi mitä kirjoittaja haluaa minun tekevän seuraavaksi. Kappalejako on tärkeää, ja jos asioita on paljon, niiden numeroiminen auttaa kummasti. Helpottaa myös vastaamista. Jos viestiin oletetaan vastattavan (esim. kysytään jotakin), auttaisi kovasti jos ne merkitsisi vaikkapa näin: Kysymys: onko tässä viestissä mitään järkeä?

Hyvä otsikko on ihan olennainen, lopetuksiin olen yleensä laittanut vain "terveisin,"

If I am occasionally a little overdressed, I make up for it by always being immensely overeducated.

*

Arska

  • *****
  • 4631
    • Profiili
    • Sähköposti
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #6 : 18.01.11 - klo:18:33 »
Eiköhän ole hyvä mennä mahdollisimman pitkälle samoin kuin kirjeissä. Aloitukseksi sopii esim. "Hyvä veli" ja lopetukseksi "Kunnioittaen Nönnönnöö".
Suositellaan täysraittiutta.

*

joekok

  • ***
  • 482
    • Profiili
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #7 : 18.01.11 - klo:20:24 »
Mukavaa, että viesti kirvoitti keskustelua.

Henk.koht. olen päättänyt nyt alkaa viittamaan vastaanottajaan nimellä selkeämmin. Tuntuu, että massapostituksen kaudella postit katoilevat ruuhkiin ja ylitäysiin postilaatikkoihin.
Erityisesti pitkät signaturet, surkeat otsikot ja lässynlässyn-rakenteet saavat veren lämpiämään, myös siksi että mobiililaitteen näyttö on kovin pieni.

Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #8 : 18.01.11 - klo:21:42 »
Eiköhän otsikko ole nykyisten massapostitusten aikana (ja jo sitä ennen) tärkein osa viestiä: moni heittää valtaosan viesteistä avaamatta roskiin tai siirtää lukemista tuennemmaksi, jos otsikko on epämääräinen. Kun saa vastaanottajan ylipäänsä avaamaan viestin, on mokaaminen jo paljon vaikeampaa vaikkakin turhan yleistä. Edelle on kirjattu paljon todella hyvää ja tärkeää viestien sisällön rakentamisesta.

Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #9 : 20.01.11 - klo:22:33 »
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

Lisää aiheesta:
http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style

*

Salama

  • ****
  • 934
    • Profiili
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #10 : 21.01.11 - klo:00:04 »
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

Lisää aiheesta:
http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style

Tuntuu kuin vuosi 1990-luku olisi taas täällä :)

Ei vaan, kyllä kai top-postaus on standardi sähköpostissa, ja hyvästä syystä. Tärkein eli oma viesti pitää olla heti esillä. Keskusteluissa taas ketju on pääosassa, ja lainaus yläpuolella on luontevaa.

*

Pchan

  • *****
  • 2131
    • Profiili
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #11 : 21.01.11 - klo:00:07 »
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

V: No tietysti siksi, että niin on paljon helpompaa ja loogisempaa!
K: Miksi?
V: Kyllä kannattaa!
K: Kannattaako vastaus kirjoittaa ennen kommentoitavaa tekstiä?

EDIT: sähköposti on tosiaan eri asia kuin keskustelupalstat. Meilissä top postaaminen toimii, mutta usein viittaminen tehdään heikosti. Sähköposteissa saisi olla joku yleismaailmallinen standardoitu ja yhteensopiva quote-toiminto.
« Viimeksi muokattu: 21.01.11 - klo:00:09 kirjoittanut Pchan »

Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #12 : 21.01.11 - klo:11:45 »
Itse keskustelupalstoihin (tai siis BBS-purkkeihin) tottuneena vastailin pitkään lainailemalla ja kirjoittamalla alapuolelle, mutta sähköpostiin tosiaan sopii paremmin yläpuolelle kirjoittaminen. Viestit pysyvät yhtenäisinä, niitä pystyy lukemaan kokonaisuuksina ja muutenkin kun sähköpostiohjelmistoja (ja lukulaitteita kännykästä tietokoneeseen) on paljon, niin se oma asia pysyy ekana.

Eri asia on tietenkin, jos viestissä on useita kohtia, joihin pitää vastata perustellen tai vastaavaa.
Tämä viesti ei sisällä satunnaista huutelua tai ylläpidon kritisoimista.

*

tuc

  • *****
  • 1478
    • Profiili
    • Herrainpukimo
    • Sähköposti
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #13 : 31.01.11 - klo:15:45 »
Sähköpostietiketin tärkein, olennaisin ja aivan liian monelta täysin huomiotta jäävä asia:

Lähetä viesti vain niille, joita se koskee ja jos viesti ei ole informatiivinen ja relevantti, älä lähetä sitä lainkaan.

Saan itse vuodessa viisinumeroisen määrän viestejä ja aika iso osa niistä ei koske minua millään tavalla.

Toinen todella tärkeä sääntö:

Älä käy (kahdenkeskeistä) keskustelua sähköpostilistalla.

Nuo kun jokainen sisäistäisi, säästäisin kymmeniä tunteja vuodessa ja säästynyt aika kuluisi tuottavaan toimintaan.
http://www.herrainpukimo.fi - Herrainpukimo, turkulainen vaatekauppa kaikille Suomen herrasmiehille.

*

Jami

  • *****
  • 3433
    • MSN Messenger  - jamisstudio@hotmail.com
    • Profiili
    • Kuusikorpi.fi
    • Sähköposti
Vs: Sähköposti-etiketti?
« Vastaus #14 : 31.01.11 - klo:19:17 »
Lähetä viesti vain niille, joita se koskee ja jos viesti ei ole informatiivinen ja relevantti, älä lähetä sitä lainkaan.
Tästä samaa mieltä. Tarkennoksena vielä että isommissa jakeluissa niin on hyvä tarkistaa To ja CC kentät kohdalleen. Jos olen itse vastaanottajana TO kentässä niin oletan että mun pitää siihen jotenkin reagoida. Jos olen CC:nä niin se on yleensä informatiivinen viesti ja tarvittaessa voin siihen jotain kommentoida.
Rakkaudella maalta: http://www.kuusikorpi.fi