Keikarin foorumi

Keikari => Etiketti => Aiheen aloitti: joekok - 17.01.11 - klo:17:44

Otsikko: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: joekok - 17.01.11 - klo:17:44
Itseäni on pitkään askarruttanut käytöstavat ja muotoseikat sähköposteihin liittyen. Tietysti asia on niin, että ihmiset arvostavat sähköpostia hyvinkin erilaisena välineenä. Toiselle se on aidosti kirjeen korvike, toiselle taas vapaamuotoinen chat-palstaa muistuttava kommunikaatiokeskus. Muistan etäisesti, että noin kymmenenvuotta sitten höpistiin yleisesti jonkinveran nettiketistä johon kuului myös ohjenuora sähköpostin käyttöön, mutta sittemmin asia tuntuu unohtuneen tai saaneen ainakin vähemmän huomiota. Itseni kuitenkin tällähetkellä ärsyttää suunnattomasti, että noin 40 sähköpostia jotka saan päivässä, ovat kirjoiteltu vähän miten sattuu.

Koska eritapoja käyttää on useita, niin ajattelin että voisi kerätä muutamaan peruskysymykseen vastauksia, jos vaikka niistä sitten mudostuisi jokin tyylikäs ohjenuora:

1. Miten otsikko pitää mutoilla, ja mitä siihen kannattaa laittaa?
Itse olen pyrkinyt usein laittamaan viestin pääasian tähän, mutta toisaalta sekin tuntuu tönköltä tavalta. Typerintä on varmasti laittaa otsikoksi jotain ympäripyöreätä.

2. Hyvä ja tyylikäs tapa aloittaa viesti?
Olen usein aloittanut viestini puhelinkeskustelun omaiesti Hei, Tervehdys, tms. tervehdyksellä. Tämä voi varmaankin olla casual-tilanteissa ok, mutta formaaleihin tilanteisiin se kuullostaa typerältä. Mikä on siis hyvä ja tyylikäs tapa aloitaa viesti? Pitäisikö viestin aloituksen puhutella vastaanottajaa (tyyliin britit, Dear "name",)?

3. Asioiden järjestys?
Ikäväkseni olen huomannut harvojen kiinnittävän huomiota tähän. Tärkeimmät asiat voivat olla hyvin loppupuolella viestiä. Olisko kuitenkin asioista hyvä mainita aina viestin alussa tms.?

4. Tyylikäs ja ryhdikäs lopeutus?

5. Yhteystietojen tarpeellisuus ja oikea määrä? (ns. signature)
Toisinaan minua huvittaa lukea viestejä, joissa on perässä yksi a4 erilaisia yhteystietoja, tietteleitä jne. Missä on hyvän maun raja, koska tietoja on liikaa?

Mitä mieltä olette näistä? Lisääkin pulmakohtia saa toki vapaasti esittää :).


Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: barcelona - 17.01.11 - klo:21:05
Minusta sähköposti tulisi muotoilla sen mukaan onko kyseessä työ vai vapaa-ajan viesti ja viellä pitäisi huomioida mitä asia koskee. Itse käytän sähköpostia pääsääntöisesti työasioissa ja arvostan postia jossa otsikko vastaa täsmällisesti käsiteltävää aihetta. Itse posti on mielestäni silloin hyvä kun siinä ei ole yhtään turhaa sanaa tai asiaa. Joudun lukemaan kymmeniä posteja päivässä enkä millään jaksaisi lukea turhaa jaarittelua. Tämä on oikeasti ongelma silloin kun aika on tiukassa. Allekirjoituksessa tulee ehdottomasti olla ainakin puhelinnumero ja nimi. Tämä sen vuoksi että voi ottaa puhelimella yhteyden, koska se yleensä nopeampi tapa saada asiat selväksi kuin usean sähköpostin vaihto. Tämä ei ole siis mitenkään etiketti mielessä kovin kaunista mutta koen tämän työasioissa erittäin suotavaksi. Vapaa-ajan viestit voivat sitten olla miten runoiltuja ja koristeltuja tahansa, riippuen kirjoittajan persoonasta.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: tuomas - 17.01.11 - klo:22:32
Tässä nopeasti tempaistuna muutama yksinkertainen nyrkkisääntö, joita pyrin noudattamaan kaikessa asiaviestinnässä:

-lyhennä
-olennainen/uusi asia ensin (niin koko tekstissä kuin kappaleessa tai virkkeessä)
-yhteen kappaleeseen mahtuu yksi asia
-vältä passiivia
-yksinkertaista, se vähentää väärinymmärtämisen riskiä
-karsi lauseenvastikkeet
-tee selväksi, johtaako viesti joihinkin toimenpiteisiin tai odotetaanko sellaisia vastaanottajalta
-lyhennä vielä lisää

-sääntöjä voi rikkoa

Kuten täällä voi huomata, vapaassa kirjoittelussa näillä ohjeilla ei ole mitään merkitystä. Ja aina voi lohduttautua Wiion ensimmäisellä lailla: "Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta".

Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Jami - 18.01.11 - klo:12:37
IT alalla itse töissä, mutta kirjoitan muutaman asian tähän mitkä nyt heti tuli mieleen, tähdennetään lisää myöhemmin.

1. Otsikossa on joissain tapauksessa hyvä mainita myös itse asian lisäksi yrityksen nimi tms. Etenkin firman sisäisessä sähköpostissa monesti liikkuu niin paljon viestejä että on hyvä tietää mihin tapaukseen viesti liittyy, esim. "Yritys Oy, 18.1 palaverin pöytäkirja".

2. Allekirjoitus tosiaan kohtuu pienenä. Suomessa ei myöskään ole tapana (tai ikävä kyllä nykyään tuntuu olevan liian usein) liittää sinne loppuun puolen arkin kokoista Copyright tekstiä jossa luvataan haastaa sinut oikeuteen kun viestistä jollekkin kerrot.

3. Ei missään tapauksessaä niitä firman logoja yms sinne signatureen. Kasvaa yhden sähköpostin koko ihan mielettömästi (helposti 10-100 kertaiseksi). Mailboxit on edelleen kohtuu pieniä monissa yrityksissä niin ei ole kiva että ilman sinun viestiäsi hän voisi vastaanottaa vielä 100 tavallista viestiä. Mutta kun sinä olet lähettänyt muutaman viestin jossa on aina se yrityksen logo mukana on se pidemmän päälle tukkinut mailboxin.

4. Puhelinnumero kannattaa olla allekirjoitusessa joko muodossa +358 40 123 456 tai 040 123 456 (tai sopivalla määrällä välejä oikeissa paikoissa), mutta ei muodossa jotain joskus näkee: +358 (0)40 123 456. Tuota numeroa ei osaa puhelimet, Voip ohjelmistot yms yleensäkkään muuttaa oikeaan muotoon, vaan jos numeron valitset ja koitat siihen soittaa niin lähtee se soittamaan numeroon +358040123456 joka ei siis tietenkään toimi. Varsinkin autossa ajaessa on se numeron kaivaminen siitä postista silloin erittäin vaikeata (monesti näin pitää tehdä kun autoa ajaessa ei voi sitä sähköpostiakaan oikein kirjoitella turvallisesti, joten soitan mielummin).
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: PleaseDeleteMe - 18.01.11 - klo:13:58
Selkeään viestintään on suomalaisilla vielä pitkä matka. Itsekin usein kirjoitan sähköpostin, luen läpi ja poistan kaikki toistot/turhuudet pois, jotta oleellisimmat käy ilmi. En jaksa lukea pitkiä sähköpostiviestejä kun niihin vastaamiseenkin menee tupla-aika = vastausviestin kirjoitettuani joudun vielä lukasemaan läpi alkuperäisen tekstin, jotta voin tuplatarkistaa että kaikkiin kysymyksiin tuli vastattua jne. Turhauttavaa :).

Sähköpostin allekirjoitukset ovat kyllä hupaisia, ties mitkä tittelit, miljoonat eri puhelinnumerot, faksinumerot ja sähköpostiosoitteet varmasti löytyvät firman kotisivuilta JOS niitä tietoja oikeasti haluaisin. Riittää että tiedän: Nimen, yrityksen nimen + vaihteen tai mieluummin suoran numeron tai matkapuhelinnumeron. Titteli voi joskus olla tarpeellinen mutta usein se on turha.

Sähköpostiviestit joissa on taustakuvia tai muita HTML:n avulla tehtyjä fontti-väri-muotoilu-kikkailuja aiheuttavat verisuonen pullistuman otsalla.

Lyhyesti tämäkin postaukseni kuuluisi: Keep it simple! :)
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: JMK - 18.01.11 - klo:14:46
Mielestäni viestinnän pätevä yleisohje on se sama pyramidisääntö, mitä ilmeisesti on opetettu senttareille jo toistasataa vuotta.

Tärkein asia ensin. Tai pitkässä viestissä tiivistelmä siitä, miksi viesti pitäisi lukea ajatuksen kanssa.

Paras sähköpostiviesti on lyhyt, ytimekäs, ja kertoo selkeästi mitä kirjoittaja haluaa minun tekevän seuraavaksi. Kappalejako on tärkeää, ja jos asioita on paljon, niiden numeroiminen auttaa kummasti. Helpottaa myös vastaamista. Jos viestiin oletetaan vastattavan (esim. kysytään jotakin), auttaisi kovasti jos ne merkitsisi vaikkapa näin: Kysymys: onko tässä viestissä mitään järkeä?

Hyvä otsikko on ihan olennainen, lopetuksiin olen yleensä laittanut vain "terveisin,"

Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Arska - 18.01.11 - klo:18:33
Eiköhän ole hyvä mennä mahdollisimman pitkälle samoin kuin kirjeissä. Aloitukseksi sopii esim. "Hyvä veli" ja lopetukseksi "Kunnioittaen Nönnönnöö".
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: joekok - 18.01.11 - klo:20:24
Mukavaa, että viesti kirvoitti keskustelua.

Henk.koht. olen päättänyt nyt alkaa viittamaan vastaanottajaan nimellä selkeämmin. Tuntuu, että massapostituksen kaudella postit katoilevat ruuhkiin ja ylitäysiin postilaatikkoihin.
Erityisesti pitkät signaturet, surkeat otsikot ja lässynlässyn-rakenteet saavat veren lämpiämään, myös siksi että mobiililaitteen näyttö on kovin pieni.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: DeLillo - 18.01.11 - klo:21:42
Eiköhän otsikko ole nykyisten massapostitusten aikana (ja jo sitä ennen) tärkein osa viestiä: moni heittää valtaosan viesteistä avaamatta roskiin tai siirtää lukemista tuennemmaksi, jos otsikko on epämääräinen. Kun saa vastaanottajan ylipäänsä avaamaan viestin, on mokaaminen jo paljon vaikeampaa vaikkakin turhan yleistä. Edelle on kirjattu paljon todella hyvää ja tärkeää viestien sisällön rakentamisesta.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Bespoke - 20.01.11 - klo:22:33
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

Lisää aiheesta:
http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style (http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style)
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Salama - 21.01.11 - klo:00:04
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

Lisää aiheesta:
http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style (http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_style)

Tuntuu kuin vuosi 1990-luku olisi taas täällä :)

Ei vaan, kyllä kai top-postaus on standardi sähköpostissa, ja hyvästä syystä. Tärkein eli oma viesti pitää olla heti esillä. Keskusteluissa taas ketju on pääosassa, ja lainaus yläpuolella on luontevaa.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 21.01.11 - klo:00:07
Oikeaoppista on vastata viestin alle, mutta harmillisesti 95%+ ihmisistä vastaavat viestin yläpuolelle.

V: No tietysti siksi, että niin on paljon helpompaa ja loogisempaa!
K: Miksi?
V: Kyllä kannattaa!
K: Kannattaako vastaus kirjoittaa ennen kommentoitavaa tekstiä?

EDIT: sähköposti on tosiaan eri asia kuin keskustelupalstat. Meilissä top postaaminen toimii, mutta usein viittaminen tehdään heikosti. Sähköposteissa saisi olla joku yleismaailmallinen standardoitu ja yhteensopiva quote-toiminto.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Jälkiviisas - 21.01.11 - klo:11:45
Itse keskustelupalstoihin (tai siis BBS-purkkeihin) tottuneena vastailin pitkään lainailemalla ja kirjoittamalla alapuolelle, mutta sähköpostiin tosiaan sopii paremmin yläpuolelle kirjoittaminen. Viestit pysyvät yhtenäisinä, niitä pystyy lukemaan kokonaisuuksina ja muutenkin kun sähköpostiohjelmistoja (ja lukulaitteita kännykästä tietokoneeseen) on paljon, niin se oma asia pysyy ekana.

Eri asia on tietenkin, jos viestissä on useita kohtia, joihin pitää vastata perustellen tai vastaavaa.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: tuc - 31.01.11 - klo:15:45
Sähköpostietiketin tärkein, olennaisin ja aivan liian monelta täysin huomiotta jäävä asia:

Lähetä viesti vain niille, joita se koskee ja jos viesti ei ole informatiivinen ja relevantti, älä lähetä sitä lainkaan.

Saan itse vuodessa viisinumeroisen määrän viestejä ja aika iso osa niistä ei koske minua millään tavalla.

Toinen todella tärkeä sääntö:

Älä käy (kahdenkeskeistä) keskustelua sähköpostilistalla.

Nuo kun jokainen sisäistäisi, säästäisin kymmeniä tunteja vuodessa ja säästynyt aika kuluisi tuottavaan toimintaan.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Jami - 31.01.11 - klo:19:17
Lähetä viesti vain niille, joita se koskee ja jos viesti ei ole informatiivinen ja relevantti, älä lähetä sitä lainkaan.
Tästä samaa mieltä. Tarkennoksena vielä että isommissa jakeluissa niin on hyvä tarkistaa To ja CC kentät kohdalleen. Jos olen itse vastaanottajana TO kentässä niin oletan että mun pitää siihen jotenkin reagoida. Jos olen CC:nä niin se on yleensä informatiivinen viesti ja tarvittaessa voin siihen jotain kommentoida.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: jayjay - 07.04.12 - klo:01:43
Yksi asia, joka taitaa vielä olla mainitsematta, on se että otsikkoon kannattaa laittaa sellaisia sanoja, joilla vastaanottaja myöhemmin etsii viestiäsi. Niin moni meistä saa päivässä kymmeniä tai jopa satoja viestejä, että kaikki mitä lähettäjä tekee viestin löytämisen helpottamiseksi arvostetaan.

Siksi esimerkiksi "Itämeri-kampanja palaveri huomenna" on mielestäni parempi otsikko kuin "Huominen palaveri klo 12.30".
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 07.04.12 - klo:01:53
Lähetä viesti vain niille, joita se koskee ja jos viesti ei ole informatiivinen ja relevantti, älä lähetä sitä lainkaan.
Tästä samaa mieltä. Tarkennoksena vielä että isommissa jakeluissa niin on hyvä tarkistaa To ja CC kentät kohdalleen. Jos olen itse vastaanottajana TO kentässä niin oletan että mun pitää siihen jotenkin reagoida. Jos olen CC:nä niin se on yleensä informatiivinen viesti ja tarvittaessa voin siihen jotain kommentoida.

Tavaksi kannattaa myös ottaa selkeät asioiden kohdistukset nimellä itse viestin sisällä silloin kun vastaanottajia on useampi. Noin on paljon helpompaa löytää ne kullekin vastaanottajalle tarkoitetut asiat.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pasteur - 07.04.12 - klo:08:18
Allekirjoitusten osalta komppaan aiempia kommentteja mutta niiden lisäksi asia, joka harmittaa on allekirjoitusten käyttämättä jättäminen. Mikäli allekirjoitus on fiksun mittainen, on mielestäni parempi, että se on jokaisessa sähköpostissa mukana, vaikka kyse olisi jo ns. tutusta yhteyshenkilöstä. Ilmeisesti toiset poistavat sen välttääkseen turhaa virallisuutta ensimmäisten viestien jälkeen. Olisi kuitenkin mukava kyetä esim. puhelimella aina soittamaan suoraan sigun allekirjoitusta klikkaamalla mistä tahansa sähköpostista.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Jami - 07.04.12 - klo:13:30
Ilmeisesti toiset poistavat sen välttääkseen turhaa virallisuutta ensimmäisten viestien jälkeen. Olisi kuitenkin mukava kyetä esim. puhelimella aina soittamaan suoraan sigun allekirjoitusta klikkaamalla mistä tahansa sähköpostista.
Veikkaan että suurin syy siihen että sigua ei tule enää myöhemmin on se että oletuksena melkein kaikki clientit liittää sen vain uuteen viestiin, ei replyyn esim.

Olen kuitenkin samaa mieltä, pidetään sigu pienenä ja liitetään se mukaan pääsääntöisesti aina (on poikkeuksia jolloin se on mielestäni turhaa, esim silloin kun käytetään sähköpostia melkein kuin IM keskustelua).

Ja pistetään se puhelinnumero järkevässä muodossa niin siihen pystyy soittaan suoraan. Esim: +358 400 123123, EI esim: +358 (0)400 123123
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 07.04.12 - klo:13:38
Ilmeisesti toiset poistavat sen välttääkseen turhaa virallisuutta ensimmäisten viestien jälkeen. Olisi kuitenkin mukava kyetä esim. puhelimella aina soittamaan suoraan sigun allekirjoitusta klikkaamalla mistä tahansa sähköpostista.
Veikkaan että suurin syy siihen että sigua ei tule enää myöhemmin on se että oletuksena melkein kaikki clientit liittää sen vain uuteen viestiin, ei replyyn esim.

Outlookissa kannattaa luoda 5 sigua suomeksi ja englanniksi:
- virallinen englanniksi ja suomeksi
- puolivirallinen englanniksi ja suomeksi =  Terveisin, Pchan +358505050500 / Best Regards....
- epävirallinen = - Pchan

Outlookissa voi sitten määrittää milloin käytetään mitäkin sigua. Ja knoppitietona: outlookissa voi viestin kirjoitusvaiheessa muuttaa sigua toisella hiirennapilla. Tuosta on iloa lähinnä silloin kun tekee töitä sekaisin enkkua käyttävien firmojen ja puhtaasti suomessa toimivien kanssa. Suomea käyttäville on kiva heittää helpolla tavalla suomalaiset tervehdykset.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: konda - 07.04.12 - klo:13:41
Allekirjoituksen pois jättäminen sähköpostiviesteistä alkuperäisestä viestistä aina vastaukseen - niitä ärsyttävimpiä vastaan tulevia asioita. Ihmisille täytyisi antaa koulutusta sähköpostin käyttämisestä.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: mairaksinen - 07.04.12 - klo:15:13
Vain kahden ihmisen välisessä meiliketjussa voi mielestäni jättää sigun pois ja käyttää lopussa tyyliin "Terveisin Pertti". Itse teen näin jos vastapuoli on todellakin tuttu ja hän on selkeästi itse lähtenyt samalle linjalle. Mutta jos viestiin tulee muitakin mukaan, niin pelkkä "Terkuin Pera" ei riitä.

Sitten jos jokin meili on huomionarvoisempi kun muut (esim. pitää tehdä vaikka vapaamuotoinen tarjouslaskelma sähköpostiviestinä), niin tällöin aloitan meilin puhtaalta pöydältä ja virallisella sigulla. Näin vastaanottajan on helppo välittää viesti eteenpäin, vaikka kyse onkin vapaamuotoisesti laaditusta tarjouksesta.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 07.04.12 - klo:15:32
^ Suosittelen tuohon noita useampia siguja. Koko litania postiosoitteineen, br'ändilupauksineen ja muineen on kirjeenvaihdossa aika raskas.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: konda - 07.04.12 - klo:16:42
Se juju sigussa on se, että siitä saa yhteystiedot. Voi elämä kuinka monesti joudun etsimään alkuperäistä 20-30 viestiä sitten -viestiä saadakseni jonkun osoitteen tai puhelinnumeron. Vastaukseen AINA perusyhteystiedot. Vaikka kevyesti, mutta AINA.

Ja helvettiin ne kuvat siitä sigusta! Kiva etsiä sitä oikeaa liitetiedostoa, kun siinä 20-30 viestin ketjussa on aina kuva mukana allekirjoituksen vuoksi. Jos kuva on pakko laittaa alkuperäiseen viestiin niin replystä se kuva nyt jo veke.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 07.04.12 - klo:18:47
Se juju sigussa on se, että siitä saa yhteystiedot. Voi elämä kuinka monesti joudun etsimään alkuperäistä 20-30 viestiä sitten -viestiä saadakseni jonkun osoitteen tai puhelinnumeron. Vastaukseen AINA perusyhteystiedot. Vaikka kevyesti, mutta AINA.

Ne yhteystiedothan löytyvät siitä meilin ketjusta, jos ne on laitetty ekaan viestiin. 

Itse noudatan tapaa, jossa ensimmäisessä viestissä, oli se sitten ketjun avaus tai ensimmäinen vastaus, on ne yhteystiedot. Tuleviin viesteihin en niitä enää laita, koska seillähän ne roikkuvat meilin lopussa niitä tarvitseville. Meilissä aiempiin meilehin viittailu on muutenkin hankalaa, joten en viitsi käyttää pitkiä siguja turhaan vaikeuttamaan tuota aiempiin meileihin viittaamista.

Pidän muuten uskomattomana, että meilissä ei tänä päivänäkään ole samanlaista sigujen poistohommaa kuin nyysseissä oli vuonna miekka ja kilpi. Nyyseissähän merkit -- ilmoittavat sigun alkavan ja readerit saa konffattua piilottamaan sigun. Noinhan se pitäisi meilissäkin olla, eli meilisoftan pitäisi tunnistaa sigu ja piilottaa se haluttaessa.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: konda - 07.04.12 - klo:20:26
Itse en käytä Outlookin conversations ominaisuutta, koska se kusee mailien loogisen lajittelun täysin. Tossa sigussa siis sen tarpeellisuus tulee nimen omaan kännykkäkäytössä. Synkromointi kun menee usein sen max 1-2 kk taaksepäin (4 Gb laatikon synkkaus kännyssä tekee search while typingin mahdottomaksi ja muutenkin se on epäkäytännöllistä). Kyllä sitä jotenkin jaksaa tietoa hakea alkuperäisistä meileista jos oikealle koneelle pääsee.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 07.04.12 - klo:20:57
Itse en käytä Outlookin conversations ominaisuutta, koska se kusee mailien loogisen lajittelun täysin.

Tarkoitin siis ketjulla sitä, että yleensä mailiin liitetään vastatessa kaikki edeltänyt tauhka ilman liitteitä. Se alkuperäinen iso sigu siis löytyy sieltä meilin lopusta, jos sen on ekalla kerralla sinne laittanut.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: konda - 07.04.12 - klo:21:24
Tell it to the Chinese ^^
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Jami - 08.04.12 - klo:21:10
Ja knoppitietona: outlookissa voi viestin kirjoitusvaiheessa muuttaa sigua toisella hiirennapilla.
Thanks, enpä ole huomannut ennen :)
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: salaryman - 10.04.12 - klo:20:24
Aika monessa firmassa harkitaan tälläkin hetkellä radikaalejakin toimia sähköpostin suhteen. Monessa organisaatiossa saataisiin työkuormaa ja stressiä vähennettyä reippaasti kieltämällä sähköpostin käyttö firman sisäisessä kommunikaatiossa kokonaan. Dokumentit voi hallita ja jakaa sähköpostia tehokkaammin siihen tarkoitetuilla työkaluilla ja chattailuntarve hoituu paremmin pikaviestimillä jotka vielä kertovat muille saako sinua häiritä.

Jokainen sähköpostivisti vie palasen vastaanottajan aikaa. Jos tuon pystyisi pitämään mielessä niin maailma olisi parempi paikka. Kun sähköpostin piippaus katkaisee jonkin keskittymistä vaativan työtehtävän, "toipumiseen" kuluu tutkitusti 5-15 minuuttia. Siksi jokaisen viestin olisi hyvä olla oikeasti tärkeä. Ikävä kyllä turhan moni ihminen väärinkäyttää sähköpostia massapostituksilla todistaakseen organisaatiolleen oman olemassaolonsa.

Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: mairaksinen - 10.04.12 - klo:21:32
Olemme yhdessä organisaatiossa päässeet lähes kokonaan sisäisestä sähköpostista pois, kun siirsimme kommunikaatiomme Yammeriin. Tulevaisuudessa tämäkin siirretään Google Appsien varaan.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pchan - 10.04.12 - klo:21:44
Jokainen sähköpostivisti vie palasen vastaanottajan aikaa. Jos tuon pystyisi pitämään mielessä niin maailma olisi parempi paikka. Kun sähköpostin piippaus katkaisee jonkin keskittymistä vaativan työtehtävän, "toipumiseen" kuluu tutkitusti 5-15 minuuttia. Siksi jokaisen viestin olisi hyvä olla oikeasti tärkeä.

Väärä vastaanottaminen on kyllä vastaanottajan vika. Sähköposti-ilmoitukset kannattaa poistaa kokonaan ja tarkistaa meili vain kun itselle sopii. Eli windowsista kaikki äänet pois ja sitten rekisteriä puukottamaan, jotta piippauksetkin häviävät.

Meiliä kyllä väärinkäytetään paljon, ehkä työllistävimpänä täysin uusia asioita avataan meilillä. Operaatiot ja projektit pitäisi saada sellaiseen kuntoon, että asiat vastuutetaan normaaleissa yhteyksissä ja meilillä hoidetaan vain tarpeelliset asiat esim. palaverien välissä.

Pikaviestimiin en itse ole ihastunut, koska meileistä jää parempi historiatieto muistin virkistykseksi. En tosin ole käyttänyt mitään fiksumpia yhteistyösoftia.

Itse toivoisin meilin fiksuuntuvan ja menen niinkin pitkälle, että toivon dokumenttien vähenevän radikaalisti. On ihan absurdia, että jokaisesta pikkujutusta väännetään dokumentteja, joita sitten tallennellaan ja lähetellään. Tyypillisesti tieto ei juurikaan jalostu dokkareissa, joten jokin fiksumpi tapa hallita tietoa olisi kiva.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: salaryman - 11.04.12 - klo:06:30
Itse toivoisin meilin fiksuuntuvan ja menen niinkin pitkälle, että toivon dokumenttien vähenevän radikaalisti. On ihan absurdia, että jokaisesta pikkujutusta väännetään dokumentteja, joita sitten tallennellaan ja lähetellään. Tyypillisesti tieto ei juurikaan jalostu dokkareissa, joten jokin fiksumpi tapa hallita tietoa olisi kiva.
Ryhmätyökalut ja ennen kaikkea työn prosessien fiksu organisoiminen ovat vastaus tuohon dokumenttien hallintaongelmaan. Siitä nyt ei vaan pääse yli eikä ympäri että organisoitu työnteko vaatii aina sopivan määrän "byrokratiaa" ollakseen sujuvaa ja vaikka tiedänkin suomalaisten mielellään jermuilevan kaikkia sääntöjä ja johtamista vastaan niin kuitenkin luovuuskin kukoistaa sopivasti rajatussa ja johdetussa ympäristössä.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Socrates - 11.04.12 - klo:08:27
Jokainen sähköpostivisti vie palasen vastaanottajan aikaa. Jos tuon pystyisi pitämään mielessä niin maailma olisi parempi paikka. Kun sähköpostin piippaus katkaisee jonkin keskittymistä vaativan työtehtävän, "toipumiseen" kuluu tutkitusti 5-15 minuuttia. Siksi jokaisen viestin olisi hyvä olla oikeasti tärkeä.

Väärä vastaanottaminen on kyllä vastaanottajan vika. Sähköposti-ilmoitukset kannattaa poistaa kokonaan ja tarkistaa meili vain kun itselle sopii. Eli windowsista kaikki äänet pois ja sitten rekisteriä puukottamaan, jotta piippauksetkin häviävät.

Pikaviestimiin en itse ole ihastunut, koska meileistä jää parempi historiatieto muistin virkistykseksi. En tosin ole käyttänyt mitään fiksumpia yhteistyösoftia.


Samoilla linjoilla sähköposti-ilmoitusten suhteen - pois päältä ja myös mobiililaitteista. Olen itse varannut päivästä kaksi intensiivistä pätkää meilien hoitamiseen, enkä kurkkaa näiden ulkopuolella inboxiin kuin painavasta syystä. En myöskään avaa meiliä aamulla ensimmäisenä, vaan pyrin tekemään päivän vaativimpia ajatustöitä ensin alta pois. Oma työteho ja välillä kadoksissa ollut keskittymiskyky on korjaantunut selvästi näillä pienillä jipoilla.

Pikaviestimet toimivat hyvin, kunhan muistaa olla chattimatta kaiken aikaa ja pitää välillä statuksensa offline. Messengerit on vähentäneet sähköpostikohinaa ja omalla kohdalla vaikkapa nyt Skype-puhelu ja samanaikainen chat on osoittautuneet erinomaisen tehokkaaksi tavaksi tehdä työtä. Pikaviestinten historiadatasta saa välillä palautettua keskustelun hengen ja kontekstin mieleen paljon meiliä tehokkaammin.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Pasteur - 16.04.12 - klo:23:04
Nykyään s-posti mielletään liikaa IM työkaluksi. Itse käyn postit läpi vain 2-3krt/vko. Enempää en ehdi moiseen aikaa käyttämään. Mikäli jollakulla on kiireisempää asiaa, voi minulle soittaa ja jättää viestin vastaajaan tai (mieluiten) hoitaa asian sihteerini kanssa.

Toki puhelimella seuraan mahdollisia kriittisiä viestejä mutta reagoin puhelimitse vain yhteen viestiin sadasta.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: mairaksinen - 16.04.12 - klo:23:09
Mikäli jollakulla on kiireisempää asiaa, voi minulle soittaa ja jättää viestin vastaajaan tai (mieluiten) hoitaa asian sihteerini kanssa.


Lupaan siirtyä samaan välittömästi kun se on mahdollista.
Otsikko: Vs: Sähköposti-etiketti?
Kirjoitti: Uunottaja - 22.04.12 - klo:01:58
Sähköpostietiketti on varsin erilainen maasta toiseen. Jo ihan se ensimmäinen rivi, jossa tervehdit vastaanottajaa on varsin erilainen riippuen vastaanottajan asuinmaasta. Suomessa kaikki nyt ovat niin epävirallisia, etten ole kahdessa isossa pörssilistatussa organisaatiossa juuri huomannut oikein mitään tarvittavia muodollisuuksia. Pankit ovat melkeinpä ainoat, jotka vaativat tarkempaa muotoilua.