Itseäni on pitkään askarruttanut käytöstavat ja muotoseikat sähköposteihin liittyen. Tietysti asia on niin, että ihmiset arvostavat sähköpostia hyvinkin erilaisena välineenä. Toiselle se on aidosti kirjeen korvike, toiselle taas vapaamuotoinen chat-palstaa muistuttava kommunikaatiokeskus. Muistan etäisesti, että noin kymmenenvuotta sitten höpistiin yleisesti jonkinveran nettiketistä johon kuului myös ohjenuora sähköpostin käyttöön, mutta sittemmin asia tuntuu unohtuneen tai saaneen ainakin vähemmän huomiota. Itseni kuitenkin tällähetkellä ärsyttää suunnattomasti, että noin 40 sähköpostia jotka saan päivässä, ovat kirjoiteltu vähän miten sattuu.
Koska eritapoja käyttää on useita, niin ajattelin että voisi kerätä muutamaan peruskysymykseen vastauksia, jos vaikka niistä sitten mudostuisi jokin tyylikäs ohjenuora:
1. Miten otsikko pitää mutoilla, ja mitä siihen kannattaa laittaa?
Itse olen pyrkinyt usein laittamaan viestin pääasian tähän, mutta toisaalta sekin tuntuu tönköltä tavalta. Typerintä on varmasti laittaa otsikoksi jotain ympäripyöreätä.
2. Hyvä ja tyylikäs tapa aloittaa viesti?
Olen usein aloittanut viestini puhelinkeskustelun omaiesti Hei, Tervehdys, tms. tervehdyksellä. Tämä voi varmaankin olla casual-tilanteissa ok, mutta formaaleihin tilanteisiin se kuullostaa typerältä. Mikä on siis hyvä ja tyylikäs tapa aloitaa viesti? Pitäisikö viestin aloituksen puhutella vastaanottajaa (tyyliin britit, Dear "name",)?
3. Asioiden järjestys?
Ikäväkseni olen huomannut harvojen kiinnittävän huomiota tähän. Tärkeimmät asiat voivat olla hyvin loppupuolella viestiä. Olisko kuitenkin asioista hyvä mainita aina viestin alussa tms.?
4. Tyylikäs ja ryhdikäs lopeutus?
5. Yhteystietojen tarpeellisuus ja oikea määrä? (ns. signature)
Toisinaan minua huvittaa lukea viestejä, joissa on perässä yksi a4 erilaisia yhteystietoja, tietteleitä jne. Missä on hyvän maun raja, koska tietoja on liikaa?
Mitä mieltä olette näistä? Lisääkin pulmakohtia saa toki vapaasti esittää :).